تهیه نسخه پشتیبان (بکاپ) از اطلاعات شخصی، آزاد کردن فضای ذخیره‌سازی ابری، یا آماده شدن برای حذف یک حساب کاربری، از مهم‌ترین دلایلی هستند که باعث می‌شوند بخواهیم فایل‌های خود را از گوگل درایو و گوگل فوتوز دانلود کنیم.

در این مقاله آموزشی، تمام روش‌های موجود برای دانلود اطلاعات از این دو سرویس را – از دانلود چند فایل ساده تا استخراج کامل کل اطلاعات – به صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

بخش اول: دانلود فایل‌ها و پوشه‌ها از گوگل درایو (Google Drive)

اگر قصد دارید تنها چند فایل یا یک پوشه خاص را دانلود کنید، بهترین راه استفاده از محیط وب گوگل درایو است.

روش دانلود مستقیم:

1. در مرورگر کامپیوتر خود به آدرس drive.google.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.
2. فایل‌ها یا پوشه‌های مورد نظر خود را پیدا کنید.
   • نکته: برای انتخاب چند فایل به صورت همزمان، کلید Ctrl (در ویندوز) یا Command (در مک) را نگه دارید و روی فایل‌ها کلیک کنید.
3. روی فایل‌ها یا پوشه‌های انتخاب شده کلیک راست کنید (یا روی نماد سه نقطه کلیک کنید).
4. از منوی باز شده، گزینه Download را انتخاب کنید.
5. گوگل به صورت خودکار فایل‌ها و پوشه‌های شما را به یک فایل فشرده (Zip) تبدیل می‌کند تا دانلود آسان‌تر شود. پس از اتمام فشرده‌سازی، دانلود به طور خودکار در مرورگر آغاز می‌شود.

بخش دوم: دانلود عکس‌ها و ویدیوها از گوگل فوتوز (Google Photos)

برای دانلود تصاویر، بسته به اینکه بخواهید چند عکس خاص یا یک آلبوم کامل را دانلود کنید، مراحل متفاوت است.

روش اول: دانلود عکس‌های انتخابی

1. به سایت photos.google.com بروید.
2. نشانگر ماوس را روی عکس مورد نظر ببرید و روی تیک دایره‌ای شکل در گوشه سمت چپ بالای عکس کلیک کنید تا انتخاب شود.
   • نکته: برای انتخاب دسته‌جمعی، اولین عکس را انتخاب کنید، کلید Shift را نگه دارید و روی آخرین عکس کلیک کنید.
3. پس از انتخاب عکس‌ها، روی آیکون سه نقطه در گوشه سمت راست بالای صفحه کلیک کنید.
4. گزینه Download را بزنید (یا از کلیدهای ترکیبی Shift + D استفاده کنید).

روش دوم: دانلود یک آلبوم کامل

1. در منوی سمت چپ، روی بخش Albums کلیک کنید.
2. آلبوم مورد نظر خود را باز کنید.
3. روی آیکون سه نقطه در بالا سمت راست کلیک کرده و گزینه Download all را انتخاب کنید. کل آلبوم به صورت یک فایل فشرده (Zip) دانلود خواهد شد.

بخش سوم: روش طلایی و جامع؛ استفاده از گوگل تیک‌اوت (Google Takeout)

اگر حجم اطلاعات شما بالاست (مثلاً بیش از $15$ گیگابایت) و می‌خواهید از کل محتوای گوگل درایو و گوگل فوتوز خود به صورت یکجا بکاپ بگیرید، دانلود دستی منطقی نیست. گوگل برای این کار ابزار رسمی Google Takeout را ارائه کرده است.

مراحل استخراج کامل اطلاعات با Takeout:

1. به آدرس takeout.google.com بروید و با حساب کاربری خود وارد شوید.
2. در صفحه باز شده، ابتدا روی گزینه Deselect all (لغو انتخاب همه) کلیک کنید تا تیک تمام سرویس‌ها برداشته شود.
3. به پایین اسکرول کنید و تیک دو گزینه Google Drive و Google Photos را فعال کنید.
   • نکته: با کلیک روی دکمه‌های زیر هر سرویس (مانند All Photo albums included) می‌توانید انتخاب کنید که فقط پوشه‌ها یا آلبوم‌های خاصی استخراج شوند.
4. به انتهای صفحه رفته و روی دکمه Next step کلیک کنید.
5. در این مرحله باید تنظیمات فایل خروجی را تعیین کنید:
   • Destination: گزینه Send download link via email را انتخاب کنید تا لینک دانلود به ایمیل شما ارسال شود.
   • Frequency: گزینه Export once (یک بار استخراج) را انتخاب کنید.
   • File type & size: فرمت را روی .zip قرار دهید. در بخش حجم (Size)، می‌توانید انتخاب کنید که فایل‌ها در قطعات چند گیگابایتی تقسیم شوند (مثلاً قطعات 2 گیگابایتی یا 10 گیگابایتی یا حتی 50 گیگابایتی).
6. در نهایت روی دکمه Create export کلیک کنید.

پس از این مرحله چه اتفاقی می‌افتد؟

گوگل شروع به جمع‌آوری و فشرده‌سازی اطلاعات شما می‌کند. بسته به حجم اطلاعات (که ممکن است بین چند مگابایت تا چند صد گیگابایت باشد)، این فرآیند از چند دقیقه تا چند روز طول می‌کشد. پس از آماده شدن، یک ایمیل حاوی لینک‌های دانلود دریافت خواهید کرد که معمولاً تا 7 روز برای دانلود اعتبار دارند.

⚠️ نکات مهم پیش از دانلود

• فضای ذخیره‌سازی محلی: مطمئن شوید که هارد دیسک کامپیوتر یا فلش مموری شما فضای خالی کافی برای میزبانی از فایل‌های دانلود شده را دارد.
• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت دانلود: برای دانلود فایل‌های حجیمِ خروجیِ Google Takeout، حتماً از نرم‌افزارهای مدیریت دانلود (مثل IDM) استفاده کنید تا در صورت قطع شدن اینترنت، امکان ادامه (Resume) دانلود وجود داشته باشد.
• ساختار پوشه‌ها: فایل‌های خروجی Takeout دقیقاً ساختار پوشه‌بندی شما در گوگل درایو و تاریخ‌بندی شما در گوگل فوتوز را حفظ می‌کنند. فایل‌های متادیتای تصاویر نیز معمولاً در کنار آن‌ها با فرمت JSON قرار می‌گیرند.

دلایل زیادی وجود دارد که بخواهید یک آدرس جیمیل جدید بسازید؛ شاید نام کاربری قبلی شما حرفه‌ای نبوده، یا قصد دارید ایمیل‌های کاری و شخصی خود را از هم جدا کنید. خبر خوب این است که شما نیازی ندارید ایمیل‌های قدیمی خود را رها کنید. گوگل ابزارهایی را فراهم کرده است که با استفاده از آن‌ها می‌توانید تمام پیام‌های خود را به صورت خودکار به اکانت جدید منتقل کنید.

در این مقاله، مراحل انتقال کامل ایمیل‌ها از جیمیل مبدأ (قدیمی) به جیمیل مقصد (جدید) را به صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

مرحله اول: آماده‌سازی جیمیل مبدأ (اکانت قدیمی)

برای اینکه جیمیل جدید بتواند ایمیل‌های شما را بخواند و کپی کند، باید پروتکل POP را در اکانت قدیمی خود فعال کنید.

۱. در کامپیوتر خود وارد اکانت جیمیل قدیمی (مبدأ) شوید.

۲. در گوشه سمت راست بالا، روی آیکون چرخ‌دنده (Settings) کلیک کرده و See all settings را انتخاب کنید.

۳. به تب Forwarding and POP/IMAP بروید.

۴. در بخش “POP download”، گزینه Enable POP for all mail (حتی ایمیل‌هایی که قبلاً خوانده شده‌اند) را انتخاب کنید.

۵. در بخش زیرین آن (When messages are accessed with POP)، پیشنهاد می‌شود گزینه keep Gmail’s copy in the Inbox را انتخاب کنید تا ایمیل‌های اصلی در اکانت قدیمی شما باقی بمانند و فقط کپی شوند.

۶. به پایین صفحه رفته و Save Changes را بزنید.

نکته بسیار مهم (ساخت App Password):

اگر تایید دو مرحله‌ای (احراز هویت 2 عاملی) روی اکانت قدیمی شما فعال است، جیمیل جدید نمی‌تواند با رمز عبور عادی وارد شود. باید یک «رمز عبور برنامه» بسازید:

• به صفحه مدیریت حساب گوگل (myaccount.google.com) بروید.
• از منوی سمت چپ به بخش Security بروید.
• در قسمت احراز هویت، به دنبال App passwords بگردید (ممکن است نیاز باشد ابتدا روی 2-Step Verification کلیک کنید تا در انتهای صفحه آن را ببینید).
• یک نام دلخواه (مثلاً “Mail Transfer”) وارد کنید و Create را بزنید. گوگل یک رمز عبور 16 رقمی به شما می‌دهد. این رمز را کپی کنید و در جایی امن نگه دارید.

مرحله دوم: وارد کردن اطلاعات به جیمیل مقصد (اکانت جدید)

اکنون که اکانت قدیمی آماده است، باید به اکانت جدید دستور دهیم تا ایمیل‌ها را جمع‌آوری کند.

۱. وارد اکانت جیمیل جدید خود شوید.

۲. روی آیکون چرخ‌دنده کلیک کرده و See all settings را انتخاب کنید.

۳. به تب Accounts and Import بروید.

۴. در بخش “Check mail from other accounts”، روی گزینه Add a mail account کلیک کنید. یک پنجره پاپ‌آپ باز می‌شود.

۵. آدرس جیمیل قدیمی خود را به صورت کامل وارد کنید و Next را بزنید.

۶. گزینه Import emails from my other account (POP3) را انتخاب کرده و Next را بزنید.

۷. در این صفحه باید اطلاعات ورود را تکمیل کنید:

• Username: آدرس کامل جیمیل قدیمی شما.
• Password: رمز عبور جیمیل قدیمی (یا همان رمز $16$ رقمی App Password که در مرحله قبل ساختید).
• POP Server: باید روی pop.gmail.com تنظیم شده باشد.
• Port: حتماً باید روی پورت 995 تنظیم شود.

۸. تیک گزینه‌های زیر را تنظیم کنید:

• Always use a secure connection (SSL): حتماً این تیک را بزنید.
• Label incoming messages: پیشنهاد می‌شود این تیک را بزنید تا ایمیل‌های منتقل شده، یک برچسب (Label) با نام ایمیل قدیمی بگیرند و از ایمیل‌های جدید متمایز شوند.

۹. روی Add Account کلیک کنید.

مرحله سوم: انتقال مخاطبین (Google Contacts)

اگر علاوه بر ایمیل‌ها، می‌خواهید شماره تلفن‌ها و آدرس ایمیل مخاطبین را هم منتقل کنید:

۱. در اکانت قدیمی به آدرس contacts.google.com بروید.

۲. از منوی سمت چپ روی Export کلیک کنید.

۳. فرمت خروجی را روی Google CSV قرار داده و فایل را دانلود کنید.

۴. حالا در اکانت جدید به همان آدرس بروید.

۵. از منوی سمت چپ روی Import کلیک کنید، فایل دانلود شده را انتخاب کرده و آن‌ها را وارد کنید.

⚠️ نکات مهم و زمان‌بندی

• زمان انتقال: بسته به حجم ایمیل‌های شما، این فرآیند ممکن است زمان‌بر باشد. اگر صندوق پستی شما حجیم است (مثلاً حاوی 15 گیگابایت اطلاعات یا بیش از 10000 ایمیل باشد)، انتقال کامل ممکن است از چند ساعت تا چند روز طول بکشد.
• روند خودکار: نیازی نیست کامپیوتر خود را روشن نگه دارید؛ انتقال در سرورهای گوگل انجام می‌شود.
• فوروارد ایمیل‌های جدید: روش بالا ایمیل‌های قدیمی را منتقل می‌کند. اگر می‌خواهید ایمیل‌هایی که در آینده به اکانت قدیمی ارسال می‌شوند هم به اکانت جدید بیایند، باید در تنظیمات اکانت قدیمی (تب Forwarding and POP/IMAP)، گزینه Add a forwarding address را انتخاب کرده و آدرس جیمیل جدید را وارد کنید.

دلایل مختلفی برای تهیه بک‌آپ از ایمیل‌ها وجود دارد؛ از جمله جلوگیری از حذف ناخواسته اطلاعات، آزادسازی فضای ذخیره‌سازی گوگل (که محدود به 15 گیگابایت رایگان است)، یا دسترسی آفلاین به پیام‌های مهم.

در این مقاله، بهترین و مطمئن‌ترین روش‌ها برای دانلود و بک‌آپ‌گیری از جیمیل را به صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

روش اول: استفاده از Google Takeout (روش رسمی و پیشنهادی)

بهترین راه برای دانلود یک‌جای تمام ایمیل‌ها، استفاده از ابزار رسمی خود گوگل به نام Google Takeout است. این ابزار تمام ایمیل‌های شما را در قالب یک فایل با فرمت MBOX در اختیارتان قرار می‌دهد.

مراحل انجام کار:

1. در مرورگر خود وارد اکانت جیمیلی شوید که قصد دارید از آن بک‌آپ بگیرید.

2. به آدرس takeout.google.com بروید.

3. در این صفحه لیستی از تمام سرویس‌های گوگل را می‌بینید. ابتدا در بالای لیست روی گزینه Deselect all (لغو انتخاب همه) کلیک کنید تا تیک همه سرویس‌ها برداشته شود.

4. به پایین اسکرول کنید تا به گزینه Mail برسید و تیک کنار آن را فعال کنید.

• نکته: روی دکمه “All Mail data included” کلیک کنید. در اینجا می‌توانید انتخاب کنید که از همه ایمیل‌ها بک‌آپ گرفته شود یا فقط از برچسب‌ها (Labels) و پوشه‌های خاصی.

5. به انتهای صفحه بروید و روی Next step کلیک کنید.

6. در بخش Destination، مشخص کنید فایل بک‌آپ چگونه به دست شما برسد. گزینه پیش‌فرض Send download link via email (ارسال لینک دانلود به ایمیل) است که بهترین انتخاب است.

7. در بخش Frequency، گزینه Export once (یک بار خروجی گرفتن) را انتخاب کنید.

8. در بخش File type & size، فرمت را روی .zip قرار دهید و حجم فایل را انتخاب کنید (مثلاً $2$ GB یا $10$ GB). اگر حجم ایمیل‌های شما بیشتر از عدد انتخابی باشد، گوگل آن را به چند فایل تقسیم می‌کند.

9. در نهایت روی Create export کلیک کنید.

زمان‌بندی: بسته به حجم ایمیل‌ها، آماده شدن این فایل ممکن است از چند ساعت تا چند روز طول بکشد. پس از آماده شدن، گوگل یک ایمیل حاوی لینک دانلود برای شما ارسال می‌کند. شما 7 روز فرصت دارید تا فایل را دانلود کنید.

روش دوم: بک‌آپ‌گیری با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل (مثل Thunderbird یا Outlook)

اگر می‌خواهید ایمیل‌هایتان همیشه روی هارد دیسک کامپیوترتان در دسترس و همگام‌سازی شده باشند، می‌توانید از نرم‌افزارهای دسکتاپ استفاده کنید.

مراحل انجام کار:

1. ابتدا در جیمیل خود، به بخش Settings (چرخ‌دنده) رفته و See all settings را بزنید.

$2$. به تب Forwarding and POP/IMAP بروید.

3. در بخش “IMAP access”، گزینه Enable IMAP را انتخاب کرده و تنظیمات را ذخیره کنید (Save Changes).

4. نرم‌افزار رایگان Mozilla Thunderbird (یا Microsoft Outlook) را دانلود و نصب کنید.

5. در نرم‌افزار، آدرس جیمیل و رمز عبور خود را وارد کنید تا به اکانت متصل شود.

6. پس از اتصال، نرم‌افزار شروع به دانلود تمام ایمیل‌های شما در کامپیوتر می‌کند.

7. برای بک‌آپ گرفتن از فایل‌های دانلود شده در Thunderbird، می‌توانید پوشه پروفایل نرم‌افزار را در سیستم خود کپی کرده و در یک هارد اکسترنال ذخیره کنید.

روش سوم: دانلود ایمیل‌های تکی به صورت فایل PDF

اگر فقط به چند ایمیل خاص نیاز دارید و نمی‌خواهید از کل حساب خود بک‌آپ بگیرید، می‌توانید آن‌ها را به صورت PDF ذخیره کنید:

1. ایمیل مورد نظر را در جیمیل باز کنید.

2. در گوشه سمت راست بالای همان ایمیل، روی آیکون پرینتر (Print all) کلیک کنید.

3. پنجره چاپ باز می‌شود. در بخش Destination (مقصد)، گزینه Save as PDF را انتخاب کنید.

4. روی دکمه Save کلیک کنید و فایل را در کامپیوتر خود ذخیره نمایید.

چگونه فایل بک‌آپ MBOX (روش اول) را باز کنیم؟

فایلی که از Google Takeout دانلود می‌کنید دارای فرمت .mbox است و با برنامه‌های عادی باز نمی‌شود. برای خواندن این فایل‌ها می‌توانید از دو روش استفاده کنید:

• استفاده از نرم‌افزار Thunderbird: می‌توانید افزونه ImportExportTools NG را روی تاندربرد نصب کنید و فایل MBOX را به راحتی درون آن وارد (Import) کنید.
• نرم‌افزارهای MBOX Viewer: برنامه‌های رایگانی در اینترنت وجود دارند (مثل Windows MBOX Viewer) که صرفاً برای باز کردن و خواندن فایل‌های MBOX طراحی شده‌اند و نیازی به نصب پیچیده ندارند.

گوگل درایو به عنوان یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری، به صورت پیش‌فرض ۱۵ گیگابایت فضای رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با این حال، با پر شدن این فضا و اقدام برای ارتقای آن، شما وارد سرویس جامع‌تری به نام Google One می‌شوید. ارتقای حساب کاربری در گوگل تنها به معنای دریافت فضای بیشتر برای ذخیره فایل‌ها نیست؛ بلکه مجموعه‌ای از امکانات پیشرفته، ابزارهای کاربردی و لایه‌های امنیتی جدید را به حساب شما اضافه می‌کند که در این مقاله به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

۱. فضای ذخیره‌سازی یکپارچه و گسترده

اولین و بارزترین ویژگی ارتقای حساب، دریافت فضای ذخیره‌سازی بسیار بیشتر است. این فضای جدید به صورت یکپارچه بین سه سرویس اصلی یعنی Google Drive، Gmail و Google Photos تقسیم می‌شود. بنابراین، دیگر نیازی نیست نگران پر شدن صندوق ورودی ایمیل‌ها یا توقف پشتیبان‌گیری از عکس‌ها و ویدیوهای باکیفیت خود باشید.

۲. اشتراک‌گذاری با اعضای خانواده (Family Sharing)

یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌های این ارتقا، امکان اشتراک‌گذاری فضای ذخیره‌سازی با حداکثر ۵ نفر از اعضای خانواده یا دوستان است. با فعال کردن این قابلیت، اعضای گروه می‌توانند از حجم کلی استفاده کنند. نکته مهم در این ویژگی، حفظ کامل حریم خصوصی است؛ به این معنا که هیچ‌یک از اعضا نمی‌توانند فایل‌ها، ایمیل‌ها یا عکس‌های شخصی سایر افراد گروه را مشاهده کنند، مگر اینکه فایلی به صورت دستی با آن‌ها به اشتراک گذاشته شود.

۳. ابزارهای پیشرفته ویرایش در گوگل فوتوز

با ارتقای حساب، برنامه گوگل فوتوز در گوشی‌های هوشمند (و نسخه وب) از یک گالری ساده به یک ویرایشگر حرفه‌ای تبدیل می‌شود. شما به ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی گوگل دسترسی پیدا خواهید کرد، از جمله:

• پاک‌کن جادویی (Magic Eraser): برای حذف آسان اشیاء یا افراد مزاحم از پس‌زمینه تصاویر.
• محو کردن پرتره (Portrait Blur): برای تار کردن پس‌زمینه عکس‌هایی که قبلاً ثبت شده‌اند.
• ابزارهای نورپردازی و فیلترهای اختصاصی: مانند Color Pop و افکت‌های HDR برای بهبود کیفیت بصری عکس‌ها.

۴. امنیت بیشتر با نظارت بر دارک وب (Dark Web Monitoring)

گوگل برای افزایش امنیت کاربران خود، ابزار نظارت بر وب تاریک را در اختیار حساب‌های ارتقایافته قرار می‌دهد. این سیستم به صورت مداوم فضای وب تاریک را اسکن می‌کند و در صورتی که اطلاعات شخصی شما (مانند آدرس ایمیل، شماره تلفن یا نام کاربری) در رخنه‌های اطلاعاتی سایت‌های دیگر افشا شده باشد، بلافاصله به شما هشدار می‌دهد تا بتوانید رمز عبور خود را تغییر داده و امنیت حساب‌هایتان را تامین کنید.

۵. امکانات حرفه‌ای در فضای کاری گوگل (Google Workspace)

اگر از ابزارهای ارتباطی گوگل استفاده می‌کنید، ارتقای حساب قابلیت‌های ویژه‌ای به Google Meet اضافه می‌کند. شما می‌توانید تماس‌های ویدیویی طولانی‌تری برگزار کنید، جلسات را به صورت مستقیم در گوگل درایو ضبط کنید و از قابلیت پیشرفته «لغو نویز صدا» (Noise Cancellation) برای حذف صداهای مزاحم محیط در حین مکالمه بهره‌مند شوید.

۶. دسترسی به هوش مصنوعی پیشرفته (Gemini Advanced)

در طرح‌های پیشرفته‌تر، گوگل دسترسی به قدرتمندترین مدل‌های هوش مصنوعی خود را فراهم می‌کند. این هوش مصنوعی به صورت مستقیم با سرویس‌هایی مانند جیمیل و گوگل داکس (Google Docs) یکپارچه شده است و می‌تواند در نگارش نامه‌های اداری، خلاصه‌سازی متن‌ها، تولید محتوا و برنامه‌ریزی به شما کمک کند.

۷. پشتیبانی اختصاصی کارشناسان گوگل

در صورت بروز هرگونه مشکل فنی، گم شدن فایل‌ها یا سوال در مورد سرویس‌های گوگل، کاربران حساب‌های ارتقایافته به بخش Google Experts دسترسی دارند. این به معنای پشتیبانی در اولویت (از طریق چت آنلاین یا ایمیل) توسط کارشناسان واقعی گوگل است که روند حل مشکلات را بسیار سریع‌تر می‌کند.

ارتقای گوگل درایو، آن را از یک هارد دیسک مجازی به یک دستیار هوشمند، امن و چندمنظوره تبدیل می‌کند. امکانات ویرایش عکس، ابزارهای امنیتی نظیر بررسی دارک وب و قابلیت اشتراک‌گذاری خانوادگی، ارزش افزوده‌ای هستند که تجربه کاربری شما را در اکوسیستم گوگل به طرز چشمگیری ارتقا می‌دهند.